Күн тәртібін құрудың 3 әдісі

Мазмұны:

Күн тәртібін құрудың 3 әдісі
Күн тәртібін құрудың 3 әдісі

Бейне: Күн тәртібін құрудың 3 әдісі

Бейне: Күн тәртібін құрудың 3 әдісі
Бейне: Күн тәртібін бірге үйренейік! 2024, Наурыз
Anonim

Күн тәртібі - кездесулерді А нүктесінен В нүктесіне дейін үздіксіз өткізудің қарапайым, бірақ маңызды әдісі. Танымал пікірге қарамастан, сізге ұзақ эссе немесе құжат жазудың қажеті жоқ. Оның орнына, сіз кездесуде айтқыңыз келетін негізгі мәселелерді қысқаша сипаттай аласыз. Күн тәртібін дайындағаннан кейін, оны жиналысқа 3 күн қалғанда барлық қатысушыларға беріңіз.

Қадамдар

3 -ші әдіс 1: Күн тәртібін белгілеу

Күн тәртібін жасаңыз 1 -қадам
Күн тәртібін жасаңыз 1 -қадам

Қадам 1. Күн тәртібінде пайдалану үшін үлгіні интернеттен іздеңіз

Күн тәртібіндегі барлық қажетті ақпаратты тиімді бөлісуге көмектесетін қарапайым үлгіні іздеңіз. Бұл үлгіні жүктеңіз немесе сілтеме жасаңыз, сонда сіз оны өз құжатыңыздың тірегі ретінде пайдалана аласыз.

Көптеген веб -сайттар Adobe Spark және SmartSheet сияқты күн тәртібінің ақысыз үлгілерін ұсынады. Басқа бағдарламалар Microsoft Office сияқты күн тәртібінің үлгілерін ұсынады

Күн тәртібін жасаңыз 2 -қадам
Күн тәртібін жасаңыз 2 -қадам

Қадам 2. Жиналыстан кемінде 3 күн бұрын күн тәртібін жасаңыз

Кездесуге бірнеше күн қалғанда уақыт бөліңіз, осылайша барлық қатысушылардың кездесудің не туралы болатынын білуге уақыты болады. Күн тәртібі бұл қатысушыларға кез келген қажетті материалдарды дайындауға көмектеседі және оларға кездесуге қатысты сұрақтар мен мәселелерді көтеруге уақыт береді.

Мысалы, егер кездесу сәрсенбіде өтетін болса, сіз күн тәртібін жексенбіге дейін жібергеніңізді қалайсыз

Күн тәртібін жасаңыз 3 -қадам
Күн тәртібін жасаңыз 3 -қадам

Қадам 3. Жиналыстың күн тәртібінде қашан және қай жерде өтетінін шешіңіз

Кездесу өтетін ғимарат пен бөлмені немесе виртуалды кездесу өткізетін болсаңыз, онлайн -бөлме кодын көрсетіңіз. Кездесудің күні мен уақытын нақты көрсетіңіз, сондықтан барлық қатысушылар уақытында келе алады.

  • Бұл ақпарат беттің жоғарғы жағында болуы керек.
  • Мысалы, сіз кездесудің күні 30 сәуірде 19.30 -да болатынын жаза аласыз.
Күн тәртібін жасаңыз 4 -қадам
Күн тәртібін жасаңыз 4 -қадам

Қадам 4. Жиналыстың басталу және аяқталу уақытын таңдаңыз

Қатысушылар не күтетінін білу үшін кездесу қанша уақытқа созылатынын көрсетіңіз. Кездесуді мүмкіндігінше қысқа етіп өткізуге тырысыңыз, сонда сіз басқа біреуге көп уақыт жұмсамайсыз. Жалпы ереже ретінде кездесулерді 20-30 минутқа созуға тырысыңыз.

Кейбір кездесулер басқаларға қарағанда көбірек уақыт алады, бұл қалыпты жағдай. Кездесу қанша уақытқа созылатыны туралы адал және ашық болыңыз

Күн тәртібін жасаңыз 5 -қадам
Күн тәртібін жасаңыз 5 -қадам

5 -қадам. Кездесудің негізгі мақсаттары мен міндеттерін тізімдеңіз

Кездесудің негізгі мақсатын анықтаңыз. Сіз алдағы оқиғаларды талқылайсыз ба, бюджетті қарастырасыз ба немесе миға шабуыл сессиясын өткізесіз бе? Егер сіз ашқыңыз келетін негізгі ойларды түсінсеңіз, күн тәртібін ұйымдастыруға оңай болады.

Мысалы, миға шабуыл жиналысы қатысушылардың идеяларын шығаруға көбірек уақыт бөлуі мүмкін, ал шолу негізіндегі кездесу маңызды шешімдерге көбірек назар аударуы мүмкін

3 -ші әдіс 2: Өз ойларыңызды нақты жеткізу

Күн тәртібін жасаңыз 6 -қадам
Күн тәртібін жасаңыз 6 -қадам

Қадам 1. Күн тәртібін 5 тақырыппен шектеңіз

Кездесуде сөйлескіңіз келетін барлық нәрсенің тізімін жазыңыз, тіпті тізім ұзақ болса да. Сіз өз ойларыңызды жазғаннан кейін, кездесу үшін маңызды емес кез келген нүктелерді алып тастаңыз. Оның орнына шынымен талқылануы немесе айтылуы қажет 5 маңызды тақырыпты таңдаңыз.

Неғұрлым маңызды және уақытқа сезімтал нүктелерге назар аударыңыз. Мысалы, егер жиналыс бюджетті теңестіру туралы болса, сіз қаражатты қысқарту туралы талқылауға назар аударғыңыз келеді

Күн тәртібін жасаңыз 7 -қадам
Күн тәртібін жасаңыз 7 -қадам

2 -қадам. Кездесуде барлығына қатысты сөйлесу нүктелерін таңдаңыз

Жиналыс мазмұнын қатысушылар тізіміне сәйкестендіріңіз. Ең дұрысы, сіздің барлық күн тәртібі кездесуге қатысатын әрбір адамға сәйкес болуы керек. Егер күн тәртібіндегі мәселе телефон арқылы немесе электрондық пошта арқылы шешілсе, оны күн тәртібіне енгізудің қажеті жоқ.

Мысалы, егер сізде жеке жетекшіге немесе әріптеске сұрақ туындаса, сіз бұл сұрақты күн тәртібіне қоймайсыз

Күн тәртібін жасаңыз 8 -қадам
Күн тәртібін жасаңыз 8 -қадам

3-қадам. Әр тақырыпты ашық сұрақ ретінде көрсетіңіз

Әр сөйлесу нүктесін жиналыстың басқа мүшелерімен талқылауға оңай болатын сұраққа айналдырыңыз. Иә немесе жоқ деп жауап бермей, ашық және ойландыратын сұрақтар қойыңыз. Бұл сұрақтарды мүмкіндігінше тартымды етуге тырысыңыз, сондықтан сіздің кездесуді талқылау мүмкіндігінше нәтижелі болады.

Мысалы, «қоғамдық тамақтануды талқылауды» күн тәртібіне қоюдың орнына, «Біздің келесі іс -шарамызда кім қабылдауы керек?» Сияқты нәрсе жазыңыз

Күн тәртібін жасаңыз 9 -қадам
Күн тәртібін жасаңыз 9 -қадам

4-қадам. Күн тәртібіндегі бірінші мәселені ашық қалдырыңыз

Кездесудің басқа мүшелеріне жиналыстың күн тәртібі мен ұйымдастырылуына қатысты кез келген мәселелерді шешуге уақыт беріңіз. Бұл бірінші мәселе жиналыс шеңберінде көп уақытты қажет етпейді, бірақ бұл қатысушыларға күн тәртібі туралы өз ойлары мен пікірлерін айтуға мүмкіндік береді.

Әдетте, отырыстың басында күн тәртібін қарау үшін 2 минуттан аспауы керек

Күн тәртібін жасаңыз 10 -қадам
Күн тәртібін жасаңыз 10 -қадам

Қадам 5. Белгілі бір тақырыптарды басқа адамдарға тапсырыңыз

Кездесудің барлық аспектілерін өз бетінше жүргізу керек деп ойламаңыз. Оның орнына, күн тәртібін жиналыстың әр түрлі кезеңінде әр түрлі әріптестер мен басшыларға көшіру үшін қолданыңыз. Күн тәртібінің әр тақырыбын кім жүргізетінін көрсетіңіз, осылайша жиналысқа қатысушылар кімге не жүктелгенін түсінеді.

Сіз күн тәртібіндегі әрбір тармақтың астындағы «мақсат» пен «көшбасшыны» белгілей аласыз. Мысалы, сіз кездесудің мақсаты ретінде «шешімді» тізімдей аласыз, сонымен қатар кездесудің сегментін кім басқарады

Күн тәртібін жасаңыз 11 -қадам
Күн тәртібін жасаңыз 11 -қадам

Қадам 6. Кездесу соңында плюс/дельта ұстаңыз

Кездесудің қалай өткенін қарау үшін күн тәртібінің соңында уақыт бөліңіз. Бұл күн тәртібінің төменгі жағында кездесу туралы ұсыныстар мен кері байланыс сұрайтын жалпы сұрақ қоюдың қажеті жоқ. Кейбір күн тәртібінде бұл «плюс/дельта» ретінде белгіленеді.

Мысалы, сіз мынаны жаза аласыз: «Бұл кездесудің қандай маңызды тұстары болды?» немесе «Болашақ кездесулер кезінде қалай жақсартуға болады?»

Күн тәртібін жасаңыз 12 -қадам
Күн тәртібін жасаңыз 12 -қадам

Қадам 7. Күн тәртібінің парағына кез келген басқа маңызды ақпаратты қосыңыз

Күн тәртібіндегі әр тақырыптың қасында «дайындық» бөлімін құрыңыз. Кездесудің қатысушылары жиналыс басталмас бұрын жасауы керек кез келген зерттеулерді немесе басқа «үй тапсырмаларын» тізімдеңіз. Бұл бөлім қатысушыларға белгілі бір құжаттарды немесе жазбаларды оқуды немесе алдыңғы жиналыс жазбаларын қарауды еске салады.

  • Мысалы, сіз келесідей нәрсе жаза аласыз: «Алдағы ақша жинауға қатысты мен жіберген электрондық поштаны оқып шығыңыз».
  • Кездесу күн тәртібінің барлық аспектілері дайындықты қажет етпейді.

3 -ші әдіс 3: Күн тәртібін аяқтау

Күн тәртібін жасаңыз 13 -қадам
Күн тәртібін жасаңыз 13 -қадам

Қадам 1. Әр тақырыпқа уақыт шектерін тағайындаңыз

Күн тәртібіндегі әрбір сөйлесу нүктесімен нақты уақыт есебін қосыңыз. Егер сіз нақты кестені ұстанбасаңыз, бәрі жақсы болады-ең бастысы, қатысушылардың бір нәрсені қанша уақыт немесе қысқа уақыт ішінде алу керектігін түсінуі. Бұл кездесуде маңызды сөйлесу нүктелерін бірінші орынға қоюға көмектеседі.

Мысалы, күн тәртібін қарауға тек 2 минут қажет, ал үлкен шешімдерге 50 минут қажет болуы мүмкін

Күн тәртібін жасаңыз 14 -қадам
Күн тәртібін жасаңыз 14 -қадам

2 -қадам. Күн тәртібінің әр тақырыбын басқарылатын бөліктерге бөліңіз

Қатысушыларға жиналыстың қалай өтетінін көрсете отырып, әр сөйлеу нүктесінің жанына қысқа, таңбаланған тізім жасаңыз. Тапсырманы кішкене бөліктерге бөліңіз, әр тапсырмаға уақытты есептеңіз. Бұл кездесуді басқаруға көмектеседі және қатысушылардың ойларын жеңілдетуге көмектеседі.

Мысалы, сіз белгілі бір мәселені анықтауға және белгілеуге 5 минут уақыт бөле аласыз, содан кейін мүмкін болатын шешімдерге ми шабуылына 10 минут уақыт бөліңіз. Осыдан кейін сіз ең жақсы шешімнің шешімін табу үшін тағы 10 минут уақыт бөле аласыз

Күн тәртібін жасаңыз 15 -қадам
Күн тәртібін жасаңыз 15 -қадам

3 -қадам. Күн тәртібінің көшірмесін кездесуден 3 күн бұрын әріптестеріңізге беріңіз

Күн тәртібін жиналысқа қатысушыларға жіберіңіз немесе жеке көшірмесін беріңіз. Кез келген адамға күн тәртібін жиналыс алдында қарауға 3 күн бар екеніне көз жеткізіңіз, сондықтан қажет болған жағдайда олар ұсыныстар бере алады.

Күн тәртібін жасаңыз 16 -қадам
Күн тәртібін жасаңыз 16 -қадам

Қадам 4. Кездесудің белгілі бір бөліктері үшін қажет материалдарды жинаңыз

Күн тәртібін жылдам қарап шығыңыз және кездесу кезінде сізге қандай құжаттар мен басқа да құжаттар қажет болатынын біліңіз. Бұл құжаттарды басып шығарып, алдын ала қойыңыз, сонда сіз жиналыс басталмай тұрып дайын боласыз.

Мысалы, егер күн тәртібінің 1 бөлігі қатысушыларға нақты жазбаны оқуды талап етсе, сол жазбаның көшірмесін басып шығарып, жиналысқа өзіңізбен бірге алып келуді ұмытпаңыз

Кеңестер

  • Сіз жасаған күн тәртібі бойынша әріптестеріңізден кері байланыс сұраңыз.
  • Күн тәртібін құруға көмектесетін тегін шаблондарды Интернеттен іздеңіз.

Ұсынылған: