Тиімді жиналысты өткізудің 3 әдісі

Мазмұны:

Тиімді жиналысты өткізудің 3 әдісі
Тиімді жиналысты өткізудің 3 әдісі

Бейне: Тиімді жиналысты өткізудің 3 әдісі

Бейне: Тиімді жиналысты өткізудің 3 әдісі
Бейне: Сабақтың соңында қолданылатын әдіс "Тик ток" әдісі 2024, Наурыз
Anonim

Егер ол тиімді жүргізілсе, кездесу ресурстарды біріктірудің және тапсырмаға немесе жобаға көптеген көзқарастарды алудың өте пайдалы әдісі болуы мүмкін. Тиімді күн тәртібін белгілеу және ұстану, уақытты тиімді басқаратын жиналыс өткізу және кездесулерден кейін аяқталатын адамдарға нақты тапсырмаларды беру - тиімді жиналысты ұйымдастырудың кілті.

Қадамдар

3 -ші әдіс 1: Күн тәртібін орнату

Тиімді кездесуді іске қосыңыз 1 -қадам
Тиімді кездесуді іске қосыңыз 1 -қадам

Қадам 1. Жиналысқа басты назар аударыңыз

Кездесуді бастамас бұрын, күн тәртібін пысықтау қажет. Егер мәселе қажет болмаса немесе жиналыстың басты назарынан алшақтатса, оны соңғы күн тәртібінен алып тастаңыз. Сіз тақырыпты басқа кездесуге кесте жасай аласыз немесе оны сол адаммен тікелей талқылай аласыз.

Егер сіз тым көп мақсатты таңдасаңыз, онда сіздің кездесуіңізге назар аударылады

Тиімді кездесуді іске қосыңыз 2 -қадам
Тиімді кездесуді іске қосыңыз 2 -қадам

2 -қадам. Күн тәртібінің жобасын жазып, оны жиналыс алдында таратыңыз

Кездесуді жоспарлаған кезде, адамдар дайындалуға мүмкіндік алу үшін кездесудің не болатынын көрсететін алдын ала күн тәртібін енгізіңіз. Кездесудің не болатынын адамдарға алдын ала айту тиімді әрі тиімді кездесуді қамтамасыз етеді, себебі барлығы бір бетте болады.

  • Егер біреуге жиналысқа ақпарат жинау қажет болса, оның күн тәртібіндегі мәселеге қалай қатысы бар екенін айтыңыз.
  • Күн тәртібінің жобасын отырысқа кемінде бір апта қалғанда жіберіңіз.
Тиімді кездесуді іске қосыңыз 3 -қадам
Тиімді кездесуді іске қосыңыз 3 -қадам

Қадам 3. Адамдарға күн тәртібіне мәселелерді қосуға рұқсат етіңіз

Кездесудің күн тәртібінің жобасын жібергенде, қатысушылардан күн тәртібіне қосылатын сұрақтар немесе қосымша мәселелер бар ма деп сұраңыз. Сіз бірдеңені қарастырмаған боларсыз немесе күн тәртібіндегі мәселе бойынша түсініксіз боларсыз.

Адамдарға күн тәртібіне өз үлестерін қосуға мүмкіндік беру, олар өздерін үлес қосқандай сезінеді және кездесуді тиімдірек ете алады

Кеңес:

Бірнеше пайдаланушыларға күн тәртібіне қосуға мүмкіндік беру үшін Google Doc сияқты ортақ құжатты пайдалануды қарастырыңыз.

Тиімді кездесуді іске қосыңыз 4 -қадам
Тиімді кездесуді іске қосыңыз 4 -қадам

Қадам 4. Әр затқа қанша уақыт жұмсағыңыз келетінін шешіңіз

Кездесудің қанша уақытқа созылатынын жоспарлау үшін сіз күн тәртібіндегі әрбір мәселені қарап, оған жұмсауға болатын уақыттың максималды мөлшерін белгілеуіңіз керек. Әр тақырыпқа уақыт шектеуін белгілеу жиналыстың қозғалысын қамтамасыз етеді.

  • Нәтижелі талқылауға мүмкіндік беру үшін бір затқа кемінде 5 минут уақыт беріңіз.
  • Маңызды нәрселерге көбірек уақыт беріңіз.
Тиімді кездесуді іске қосыңыз 5 -қадам
Тиімді кездесуді іске қосыңыз 5 -қадам

Қадам 5. Кездесу соңында талқылауға уақыт пен сұрақтар қойыңыз

Әрқашан күн тәртібінің соңында адамдарға сұрақтар қоюға немесе кездесуден бір нәрсені түсіндіру үшін шамамен 5-10 минут уақыт бөліңіз. Егер адамдар кездесуді толығырақ қарастыруға немесе сұрақ қоюға уақыттары бар екенін білсе, кездесу тиімді өтеді.

Кездесуде талқыланған нәрсе туралы түсініксіз біреу бар ма деп сұраудың жақсы мүмкіндігі

3 -ші әдіс 2: Жиналысты тиімді өткізу

Тиімді кездесуді іске қосыңыз 6 -қадам
Тиімді кездесуді іске қосыңыз 6 -қадам

Қадам 1. Жиналыстың басында күн тәртібінің басылған көшірмелерін таратыңыз

Кездесудің күн тәртібінің көшірмелерін қатысушыларға беру үшін басып шығарыңыз, сонда бәрі кестені және кездесудің нені білдіретінін көре алады. Кездесуге келгендердің барлығының көшірмесін алатынына көз жеткізіңіз.

  • Күн тәртібін кіреберістің жанына қойыңыз, сонда адамдар кіре алады.
  • Күн тәртібінің қағаз көшірмелері адамдарға жиналысқа назар аударуға көмектеседі, себебі олар кездесудің құрылымын біледі.
Тиімді кездесуді іске қосыңыз 7 -қадам
Тиімді кездесуді іске қосыңыз 7 -қадам

2 -қадам. 1 адамға ресми нота алушы болыңыз

Барлығын талқылауға шоғырландыру үшін және маңызды жайттарды жазудан қорықпау үшін 1 адамды жазып алыңыз. Жазбаны жақсы білетін адамды таңдаңыз немесе жиналысқа қатысы жоқ біреуді таңдаңыз, мысалы хатшы немесе басқа әріптес, жазба алу үшін отырысқа отырыңыз.

Тиімді кездесуді іске қосыңыз 8 -қадам
Тиімді кездесуді іске қосыңыз 8 -қадам

3 -қадам. Осы тақырыпқа назар аудару үшін бір уақытта 1 мәселені талқылаңыз

Басқа тақырыпқа көшпес бұрын, жиналыс бір уақытта 1 тақырыпта болатынын түсіндіріңіз. Адамдарға тақырыпқа назар аударуды жоғалту, кездесуде талқылаудың басқа нүктелері туралы талқылау немесе ойлануды бастау оңай.

Сіз айтуға болады: «Бізде көп нәрсе бар, сондықтан жоғалмау үшін әр элементті бір -бірден шешейік»

Тиімді кездесуді іске қосыңыз 9 -қадам
Тиімді кездесуді іске қосыңыз 9 -қадам

Қадам 4. Адамдарды соңында қоюға болатын сұрақтарды жазуға шақырыңыз

Уақыттың қызығушылығы үшін адамдардан сұрақтардың барлығын жазуды сұраңыз, олар кездесу соңында талқыланады. Бұл сіздің кездесуіңізді сұрақтарға кедергі келтірмейді және оны тиімдірек етеді.

Көбінесе адамдардың сұрақтарына кездесу барысында жауап алуға болады, сондықтан сұрақтардың жазылуы уақытты үнемдейді және адамдарды жиналысқа шоғырландырады

Тиімді кездесуді іске қосыңыз 10 -қадам
Тиімді кездесуді іске қосыңыз 10 -қадам

Қадам 5. Әрекет элементтерін олар пайда болған кезде тағайындаңыз

Кездесуде жоба немесе тапсырма шыққанда, оны орындауға ең жақсы жабдықталған адамға тағайындаңыз. Кездесудің маңызды аспектілерінің бірі - қатысушыларға таратылатын әрекет етуші элементтер. Қосымша тапсырмалар болмаса, кездесу негізінен тек пікірталас болды. Кездесудің нәтижелі болуы үшін әрекет ету керек.

Кеңес:

Тапсырманың орындалу мерзімін немесе элемент бойынша күй туралы есеп беруді белгілеңіз. Мерзімдері адамдарды іс -әрекетті орындауға бейім етеді.

Тиімді кездесуді іске қосыңыз 11 -қадам
Тиімді кездесуді іске қосыңыз 11 -қадам

Қадам 6. Барлығын талқылауға қосыңыз

Көптеген адамдар интровертті және адамдар алдында сөйлегенді ұнатпайды, бірақ оларда жиі дұрыс және пайдалы пікірлер мен ақпарат болады. Адамдардан бір нәрсеге олардың көзқарасы бойынша қалай қарайтынын сұраңыз. Адамдарды сөйлету үшін терең талқылауға көмектесетін сұрақтар қойыңыз.

  • Егер жиналыста бухгалтериядан тек 1 адам болса, олар өздерін біртүрлі сезінуі мүмкін. Олардың үлес қосуы үшін олардан: «Бухгалтерлік есеп тұрғысынан бұл қалай көрінеді?» Деп сұраңыз.
  • «Сіз қалай ойлайсыз?» Сияқты жалпақ сұрақтар қоюдың орнына. Талқылауға ықпал ететін тереңірек сұрақтар қойыңыз, мысалы: «Неліктен бұлай деп ойлайсыз?» немесе «Сіз неге бұлай деп ойлайтыныңызды түсіндіре аласыз ба?»
Тиімді кездесуді іске қосыңыз 12 -қадам
Тиімді кездесуді іске қосыңыз 12 -қадам

Қадам 7. Пікірталас тақырыптан шыққанда күн тәртібін ұстаныңыз

Кездесулер тақырыптан шығып кететін және көп уақытты жоя алатын талқылаулар арқылы жиі рельефтен кетуі мүмкін. Тақырыптың немесе талқылаудың назарының жоғалып бара жатқанын көргенде, жолға түсу үшін күн тәртібін қолданып, жиналыста болыңыз.

Бір нәрсені айтыңыз: «Қараңызшы, бұл өте қызықты, бірақ жиналыстың мақсаттары мен талқылау тақырыптарына тоқталайық. Мүмкін, біз бұл туралы соңында немесе кейінірек сөйлесе аламыз »

Тиімді кездесуді іске қосыңыз 13 -қадам
Тиімді кездесуді іске қосыңыз 13 -қадам

Қадам 8. Жиналыстың әрекетті элементтерін соңында қайталаңыз

Кездесу аяқталуға жақын болғанда, әрқашан ескертулердің қысқаша мазмұнымен аяқтаңыз және талқыланған әрекетті элементтерді қараңыз. Кімге тапсырма берілген болса, олар не істеу керектігін білуі керек.

Қатысушыларға сұрақтар қоюға немесе тақырыпты түсіндіруге мүмкіндік беріңіз

Тиімді кездесуді іске қосыңыз 14 -қадам
Тиімді кездесуді іске қосыңыз 14 -қадам

Қадам 9. Адамдарға дауыс беру үшін анонимді кері байланыс формаларын қолданыңыз

Қатысушыларға кездесудің қаншалықты тиімді болғанын айтатын формалар беруді жоспарлап отырғаныңызды айтыңыз. Анонимді кері байланыс нысаны - адамдарға өз пікірлерін айтуға ыңғайлы болудың тамаша тәсілі. Сынға ренжімеңіз. Егер келесі кездесуде бірдеңені жақсартуға болатын болса, оны жасаңыз!

Сіз адамдарға сіздің кездесуіңізде қиындықтар туындаса, сізге айтқысы келетінін сезінгіңіз келеді және сізге анонимді түрде айту мүмкіндігі сізге сын айтуға ыңғайлы сезінуі мүмкін

3 -ші әдіс 3: Жиналыс уақытын басқару

Тиімді кездесуді іске қосыңыз 15 -қадам
Тиімді кездесуді іске қосыңыз 15 -қадам

Қадам 1. Кездесуді барлығына ыңғайлы уақытқа жоспарлаңыз

Қатысушылардың барынша қатысуы үшін кездесуді біреудің түскі үзілісінде немесе одан кейін жоспарламаңыз. Адамдар ең көп көңіл бөлетін және ыңғайсыздықтан ренжімейтін уақытты таңдаңыз.

Кеңес:

Адамдардың шығармашылық ойлау қабілеті жоғары болған кезде таңертең ми шабуылын ұйымдастырыңыз. Мәселелерді шешуге арналған кездесулерді түстен кейін, адамдардың ақыл-ойы босаңсып, олар сол күні қажет тапсырмалармен айналыспаған кезде жоспарлаған дұрыс.

Тиімді кездесуді іске қосыңыз 16 -қадам
Тиімді кездесуді іске қосыңыз 16 -қадам

Қадам 2. Жиналысты уақытында бастаңыз және аяқтаңыз

Кездесуді кеш бастау, кездесудің басынан бастап бөлменің энергиясын кетіруі мүмкін. Кездесуге қатысушылар сізге үлгі болады, сондықтан уақытында келу арқылы жақсы кездесуді ұйымдастырыңыз. Сондай -ақ, сіздің жиналыстағылар оның қашан аяқталатынын білгісі келмейді. Белгіленген аяқталу уақыты адамдардың назарын аударып, қызығушылығын арттырады.

Нақты аяқталу уақыты адамдарды жұмысқа тез қайтарады

Тиімді кездесуді іске қосыңыз 17 -қадам
Тиімді кездесуді іске қосыңыз 17 -қадам

3 -қадам. Кездесу барлығының назарын жиналысқа аударуы керек болатын үміт қойыңыз

Кездесуді күн тәртібін сақтауды жоспарлап отырғаныңызды және барлығының назарын аударуды күтетіндігіңізді жариялаудан бастаңыз. Кездесу соңында сұрақтар мен талқылау үшін күн тәртібінде біраз уақыт қалғанын атап өтіңіз.

  • Кездесуге қатысы жоқ кез келген ноутбук пен құжаттарды алып тастаңыз.
  • Кездесу кезінде электрондық поштаны тексеру үшін смартфонды пайдалану кейде пайдалы болуы мүмкін. Бірақ қажет болмаса телефондарды алыс ұстаңыз.
Тиімді кездесуді іске қосыңыз 18 -қадам
Тиімді кездесуді іске қосыңыз 18 -қадам

Қадам 4. Әр 10 минут сайын бөлмеге кіріңіз

Кездесулер кейде аздап жалықтыруы мүмкін, ал адамның зейінінің орташа ұзақтығы шамамен 10 минутты құрайды. Барлығының қызығушылығын ояту үшін бөлмедегі барлық адамдармен бірге олардың назарын аударып жатқанына көз жеткізіңіз.

Уақыт өте келе: «Бәрі қалай? Кез келген сұрақ?» Бұл сізге бөлмедегі адамдардың қаншалықты қызыққанын көруге мүмкіндік береді, сонымен қатар, егер сіз олармен сөйлесіп жатқаныңызды білсе, адамдарға әсер етеді

Ұсынылған: